📖 Guide Paiement
Tout ce qu'un admin MIBClean doit savoir sur le module paiement — configuration, cas pratiques et centre de validation.
Sommaire
1. Vue d'ensemble — Comment fonctionne le paiement chez MIBClean
Il existe 3 logiques de paiement distinctes selon le type de client ou de service. Chaque logique a son propre responsable de configuration et son propre endroit de paramétrage.
🧺
B2C (Particuliers)
Qui décide ?
Le secteur (CB obligatoire par défaut)
Override possible ?
Oui, admin sur le compte client
Le secteur (CB obligatoire par défaut)
Override possible ?
Oui, admin sur le compte client
🏢
B2B (Entreprises)
Qui décide ?
L'admin à la création du compte
Modifiable après ?
Oui, depuis la fiche client
L'admin à la création du compte
Modifiable après ?
Oui, depuis la fiche client
🛋️
Canapé (Domicile)
Qui décide ?
Le prestataire (4 modes disponibles)
Validation admin ?
Oui, après l'intervention
Le prestataire (4 modes disponibles)
Validation admin ?
Oui, après l'intervention
Tableau récapitulatif
| Type de client | Qui décide du mode | Où configurer | Quand ça s'applique |
|---|---|---|---|
| B2C Particulier standard | Le secteur (CB obligatoire par défaut) | Fiche secteur → onglet Paiement | À chaque commande du client |
| B2C Particulier (exception) | L'admin (override manuel) | Fiche client → Config Paiement 📖 Section 2 |
Dès activation de l'override |
| B2B Entreprise | L'admin à la création | Formulaire création client 📖 Section 3 |
À toutes les factures B2B |
| Canapé Intervention domicile | Le prestataire (4 modes) | Fiche prestataire → Paiement Canapé 📖 Section 4 |
À chaque intervention canapé |
Astuce : En cas de doute sur le mode de paiement appliqué à un client, allez sur sa fiche client — le bandeau de configuration paiement indique la source exacte (secteur / override admin / config B2B).
2. Guide B2C — Configurer le paiement des clients particuliers
Pour les clients B2C (particuliers), le comportement CB est configurable par secteur : certaines zones (grandes villes) exigent la CB à la commande, d'autres zones (province) la rendent optionnelle. Un admin peut toujours créer une exception pour un client spécifique.
Comment fonctionne la règle par défaut
Chaque secteur (Paris, Lyon, Bordeaux…) a un paramètre CB obligatoire. Quand ce paramètre est activé, tous les clients B2C de ce secteur doivent enregistrer une carte bancaire avant de passer commande. Le prélèvement est automatique après validation de la prestation.
CB obligatoire (ON) : Le client doit impérativement fournir une carte valide pour valider la commande. Idéal pour les grandes villes où le risque d'impayé est plus élevé.
CB optionnelle (OFF) : Le client peut commander sans CB et payer en espèces à la livraison. Recommandé pour les secteurs province où imposer la CB est un frein commercial. Si le client saisit quand même une carte, elle est vérifiée (non prépayée) et enregistrée.
CB optionnelle (OFF) : Le client peut commander sans CB et payer en espèces à la livraison. Recommandé pour les secteurs province où imposer la CB est un frein commercial. Si le client saisit quand même une carte, elle est vérifiée (non prépayée) et enregistrée.
Étapes — Activer / désactiver CB obligatoire sur un secteur
-
1
Allez sur Secteurs / Villes dans la sidebar.
-
2
Cliquez sur le secteur concerné pour ouvrir sa fiche.
-
3
Dans la section Configuration Paiement, repérez le toggle « CB obligatoire pour les clients B2C ».
-
4
Activez ou désactivez le toggle selon le besoin, puis cliquez Enregistrer.
-
5
La modification prend effet immédiatement pour toutes les nouvelles commandes du secteur.
Astuce : Ce paramètre est rétroactif pour les nouvelles commandes uniquement. Les commandes déjà enregistrées sans CB conservent leur mode de paiement.
Étapes — Override pour un client spécifique
Un client B2C peut demander à payer par virement ou chèque (accord préalable nécessaire). Voici comment configurer l'exception :
-
1
Allez sur Clients et ouvrez la fiche du client concerné.
-
2
Cherchez la section Configuration Paiement dans la fiche client.
-
3
Activez le toggle « Override : paiement personnalisé ».
-
4
Sélectionnez la méthode souhaitée : CB Virement Chèque Espèces.
-
5
Ajoutez une note admin pour justifier l'exception (ex. : « Accord mail du 12/03 »). Puis enregistrez.
Cas pratique — Un client B2C veut payer par virement
Situation : Marie Dupont, cliente B2C à Paris, vous appelle. Elle n'a pas de carte bancaire et souhaite payer ses prestations par virement mensuel.
Solution :
1. Ouvrez la fiche de Marie dans Clients.
2. Section Configuration Paiement → activez l'override.
3. Sélectionnez Virement.
4. Note admin : « Client sans CB — accord virement mensuel ».
5. Enregistrez.
✅ Désormais, les factures de Marie seront générées sans tentative de débit automatique. Un email de demande de virement lui sera envoyé après chaque prestation.
Solution :
1. Ouvrez la fiche de Marie dans Clients.
2. Section Configuration Paiement → activez l'override.
3. Sélectionnez Virement.
4. Note admin : « Client sans CB — accord virement mensuel ».
5. Enregistrez.
✅ Désormais, les factures de Marie seront générées sans tentative de débit automatique. Un email de demande de virement lui sera envoyé après chaque prestation.
3. Guide B2B — Configurer le paiement des clients entreprises
Les clients B2B (entreprises, hôtels, résidences…) ont un mode de paiement défini directement sur leur compte. Ce mode est choisi à la création et peut être modifié à tout moment par un admin.
Étapes — Créer un client B2B avec mode de paiement
-
1
Allez sur Clients → bouton + Nouveau client B2B.
-
2
Remplissez les informations de l'entreprise (raison sociale, SIRET, adresse de facturation…).
-
3
Dans la section Mode de paiement, sélectionnez la méthode contractuelle : CB Virement Chèque Espèces.
-
4
Si virement : renseignez l'échéance contractuelle (ex. : 30 jours fin de mois) dans le champ Délai de règlement.
-
5
Validez la création. Toutes les factures futures de ce client utiliseront ce mode.
Étapes — Changer le mode de paiement après création
-
1
Ouvrez la fiche du client B2B concerné.
-
2
Section Configuration Paiement → cliquez sur Modifier.
-
3
Sélectionnez le nouveau mode de paiement.
-
4
Ajoutez une note admin pour tracer la raison du changement.
-
5
Enregistrez. Le changement s'applique aux prochaines factures uniquement — les factures déjà émises ne sont pas affectées.
Changer le mode de paiement d'un client B2B n'annule pas les factures en attente déjà envoyées. Si nécessaire, traitez-les d'abord depuis Centre de Validation.
Cas pratique — Un hôtel paie par virement mensuel
Situation : Hôtel Bellevue, nouveau client B2B. Contrat signé : paiement par virement en fin de mois.
Solution :
1. Créez le compte B2B avec raison sociale Hôtel Bellevue SARL.
2. Mode de paiement → Virement.
3. Délai : 30 jours fin de mois.
4. Note : « Contrat signé le 15/01 ».
✅ Chaque fin de mois, les factures de l'hôtel seront regroupées et un récapitulatif envoyé par email. Aucun débit CB automatique n'est tenté.
Solution :
1. Créez le compte B2B avec raison sociale Hôtel Bellevue SARL.
2. Mode de paiement → Virement.
3. Délai : 30 jours fin de mois.
4. Note : « Contrat signé le 15/01 ».
✅ Chaque fin de mois, les factures de l'hôtel seront regroupées et un récapitulatif envoyé par email. Aucun débit CB automatique n'est tenté.
4. Guide Canapé — Configurer le paiement des interventions à domicile
Pour les interventions canapé (nettoyage à domicile), chaque prestataire choisit son propre mode de collecte du paiement. Il existe 4 modes, chacun adapté à un profil de prestataire différent.
Les 4 modes de paiement canapé
Mode 1
CB avant intervention
Le client est débité au moment de la réservation, avant que le prestataire se déplace.
« Le prestataire X préfère être sûr du paiement avant de se déplacer. »
Mode 2
CB après facture
Le prestataire réalise l'intervention, valide la prestation, une facture est générée, puis le débit CB est déclenché.
« Le prestataire Y facture après avoir vu l'état réel du canapé. »
Mode 3
Pas de CB (sur place)
Aucun paiement en ligne. Le client règle directement le prestataire sur place (espèces, chèque, virement).
« Le prestataire Z encaisse en espèces sur place. »
Mode 4
Acompte + solde
Un acompte est débité à la réservation. Le solde est réglé après l'intervention (CB ou sur place selon config).
« Le prestataire W demande 30 € d'acompte, le reste sur place. »
Étapes — Configurer le mode dans la fiche prestataire
-
1
Allez sur Prestataires et ouvrez la fiche du prestataire.
-
2
Naviguez vers la section Paiement Canapé.
-
3
Sélectionnez le mode : CB avant / CB après facture / Pas de CB / Acompte.
-
4
Mode Acompte uniquement : renseignez le montant de l'acompte (ex. : 30 €) et le mode de règlement du solde (sur place ou facture après).
-
5
Enregistrez. Le mode s'applique aux prochaines réservations canapé de ce prestataire.
Un prestataire peut changer de mode à tout moment. Les réservations déjà confirmées conservent le mode qui leur a été attribué au moment de la réservation.
Workflow de validation admin (modes 2 et 4)
Pour les modes CB après facture et Acompte + solde, une validation admin est requise avant l'envoi de la facture finale et le débit du client.
🛋️
1. Intervention terminée
Le prestataire valide la prestation depuis son application. Une facture est générée automatiquement avec le montant réel.
⏳
2. En attente validation admin
La facture apparaît dans le Centre de Validation avec le statut En attente.
👁️
3. Admin vérifie et valide
L'admin contrôle le montant, les photos jointes, et clique Valider. Il peut aussi modifier le montant si nécessaire.
📧
4. Facture envoyée + débit déclenché
La facture est envoyée au client par email. Pour le mode CB après facture, le débit est automatiquement déclenché.
✅
5. Paiement confirmé
Le statut passe à Payé. La facture est archivée et visible dans l'historique du client et du prestataire.
5. Centre de Validation — Traiter les opérations en attente
La page admin-validations.html centralise toutes les opérations qui nécessitent une action manuelle : factures canapé à valider, paiements chèque/virement à confirmer, et actions groupées.
Valider une facture canapé
-
1
Allez sur Centre de Validation.
-
2
Sélectionnez l'onglet Factures Canapé. Les factures avec statut En attente validation apparaissent en premier.
-
3
Cliquez sur une ligne pour ouvrir le panneau de détail. Vérifiez : montant, photos de l'intervention, nom client et prestataire.
-
4
Si le montant doit être ajusté, modifiez-le dans le champ prévu. Indiquez la raison dans la note.
-
5
Cliquez ✅ Valider. La facture est envoyée et le débit CB déclenché (si applicable).
Confirmer un paiement chèque ou virement
-
1
Sur le Centre de Validation, onglet Chèques / Virements reçus.
-
2
Trouvez la facture correspondante (filtrez par client ou numéro de facture).
-
3
Cliquez Confirmer réception. Indiquez la date de réception et la référence du virement ou numéro de chèque.
-
4
La facture passe au statut Payée et le client reçoit un accusé de réception.
Validation batch (traitement en masse)
-
1
Cochez les cases en début de ligne pour sélectionner plusieurs factures.
-
2
La barre d'actions en bas de page s'active. Vous voyez le nombre d'éléments sélectionnés.
-
3
Cliquez Valider la sélection. Toutes les factures sélectionnées sont traitées en une seule action.
La validation batch est idéale en fin de journée pour traiter les factures canapé du jour en une fois. Prenez quand même le temps de vérifier les montants atypiques avant de tout valider.
Que faire quand une opération est en attente depuis trop longtemps ?
| Délai écoulé | Type d'opération | Action recommandée |
|---|---|---|
| > 24h | Facture canapé | Contacter le prestataire pour vérifier si l'intervention a bien eu lieu |
| > 7 jours | Paiement chèque attendu | Relancer le client par email depuis la fiche facture |
| > 30 jours | Virement B2B | Escalader en litige — passer le statut en Impayé |
| Immédiat | Débit CB échoué | Voir section FAQ → Que faire si un débit échoue ? |
Les alertes d'opérations en retard sont visibles en haut du Centre de Validation (bandeau orange). Ne les ignorez pas — un retard non traité peut bloquer la comptabilité du prestataire.
6. Facturation — Comment fonctionnent les factures
MIBClean génère automatiquement les factures après chaque prestation validée. Voici tout ce qu'il faut savoir sur leur cycle de vie.
Génération automatique vs manuelle
| Type | Déclencheur | Délai |
|---|---|---|
| Auto B2C CB | Prestation marquée terminée → facture + débit immédiat | Instantané |
| Auto Canapé (mode 1) | Réservation confirmée → facture pro-forma + débit | À la réservation |
| Semi-auto Canapé (mode 2) | Intervention terminée → facture créée → en attente validation admin | Après validation admin |
| Manuelle B2B | Admin génère la facture depuis la fiche commande (ou regroupement mensuel) | À la discrétion de l'admin |
Numérotation séquentielle
Les factures suivent une numérotation séquentielle au format MIB-AAAA-NNNNN (ex. : MIB-2025-00142). La numérotation est continue et ne se réinitialise pas en milieu d'année. Aucun trou dans la numérotation ne doit exister — si une facture est annulée, un avoir est émis à la place.
Ne jamais supprimer une facture directement. En cas d'erreur, émettez un avoir pour annuler ou corriger le montant.
Où trouver les factures
| Qui cherche | Où chercher |
|---|---|
| Admin (toutes factures) | Factures → filtres par client, date, statut, mode de paiement |
| Admin (canapé spécifique) | Gestion Paiements → onglet Factures Canapé |
| Client B2C/B2B | Espace client (email automatique après chaque prestation + accès historique) |
| Prestataire canapé | Application prestataire → onglet Mes interventions |
Export des factures
-
1
Depuis Factures, appliquez les filtres souhaités (période, client, statut…).
-
2
Cliquez sur ⬇️ Exporter CSV en haut à droite. Le fichier contient toutes les factures filtrées.
-
3
Pour les factures canapé, utilisez le bouton export dédié dans Gestion Paiements → onglet Canapé.
Pour la comptabilité mensuelle, exportez avec le filtre Date de paiement (et non date de création). Cela reflète les encaissements réels du mois.
7. FAQ Paiement
Les questions les plus fréquentes sur les paiements MIBClean.
Un client n'a pas payé, que faire ?
▼
1. Identifiez le mode de paiement : CB, chèque ou virement ?
Si CB échouée : MIBClean tente automatiquement 3 relances (J+1, J+3, J+7). Après échec, la facture passe en statut Impayé. Contactez le client pour mettre à jour sa carte depuis son espace client.
Si chèque non reçu : Relancez manuellement depuis la fiche facture → bouton Envoyer relance. Après 30 jours sans réponse, escaladez en litige.
Si virement non reçu : Vérifiez les délais contractuels. Si dépassés, relancez et documentez dans les notes admin.
Si CB échouée : MIBClean tente automatiquement 3 relances (J+1, J+3, J+7). Après échec, la facture passe en statut Impayé. Contactez le client pour mettre à jour sa carte depuis son espace client.
Si chèque non reçu : Relancez manuellement depuis la fiche facture → bouton Envoyer relance. Après 30 jours sans réponse, escaladez en litige.
Si virement non reçu : Vérifiez les délais contractuels. Si dépassés, relancez et documentez dans les notes admin.
Comment changer le mode de paiement d'un client existant ?
▼
Client B2C : Fiche client → Configuration Paiement → Activer l'override → Sélectionner le nouveau mode → Enregistrer.
Client B2B : Fiche client → Configuration Paiement → Modifier → Sélectionner le nouveau mode → Note admin → Enregistrer.
Dans les deux cas, le changement s'applique aux prochaines factures uniquement. Les factures déjà émises ne sont pas modifiées.
Client B2B : Fiche client → Configuration Paiement → Modifier → Sélectionner le nouveau mode → Note admin → Enregistrer.
Dans les deux cas, le changement s'applique aux prochaines factures uniquement. Les factures déjà émises ne sont pas modifiées.
Comment configurer un nouveau prestataire canapé ?
▼
1. Allez sur Prestataires → ouvrez ou créez la fiche du prestataire.
2. Section Paiement Canapé → choisissez le mode parmi les 4 disponibles.
3. Pour le mode Acompte : renseignez le montant et le mode de règlement du solde.
4. Enregistrez.
Astuce : Discutez du mode avec le prestataire lors de son onboarding. Le mode 2 (CB après facture) est le plus commun car il protège à la fois le client et le prestataire.
2. Section Paiement Canapé → choisissez le mode parmi les 4 disponibles.
3. Pour le mode Acompte : renseignez le montant et le mode de règlement du solde.
4. Enregistrez.
Astuce : Discutez du mode avec le prestataire lors de son onboarding. Le mode 2 (CB après facture) est le plus commun car il protège à la fois le client et le prestataire.
Une facture a été envoyée avec un mauvais montant, que faire ?
▼
Ne jamais supprimer une facture. La procédure correcte est :
1. Allez sur Avoirs → créez un avoir pour annuler la facture erronée.
2. Retournez sur la commande / intervention concernée.
3. Générez une nouvelle facture avec le montant correct.
4. Envoyez la nouvelle facture au client avec un message d'explication.
Si le client a déjà été débité : l'avoir déclenchera automatiquement un remboursement sur la carte enregistrée (délai 5-10 jours ouvrés).
1. Allez sur Avoirs → créez un avoir pour annuler la facture erronée.
2. Retournez sur la commande / intervention concernée.
3. Générez une nouvelle facture avec le montant correct.
4. Envoyez la nouvelle facture au client avec un message d'explication.
Si le client a déjà été débité : l'avoir déclenchera automatiquement un remboursement sur la carte enregistrée (délai 5-10 jours ouvrés).
Le débit CB a échoué, que se passe-t-il ?
▼
MIBClean gère les échecs CB automatiquement :
J+0 : Première tentative de débit → Échec détecté.
J+1 : Deuxième tentative automatique.
J+3 : Troisième tentative + email client « Votre paiement a échoué ».
J+7 : Dernière tentative + SMS client.
J+8 : Si toujours en échec → statut Impayé + alerte admin dans le Centre de Validation.
Action admin : Contacter le client pour qu'il mette à jour sa carte. Une fois la carte mise à jour, relancez le débit manuellement depuis la fiche facture → Retenter le débit.
J+0 : Première tentative de débit → Échec détecté.
J+1 : Deuxième tentative automatique.
J+3 : Troisième tentative + email client « Votre paiement a échoué ».
J+7 : Dernière tentative + SMS client.
J+8 : Si toujours en échec → statut Impayé + alerte admin dans le Centre de Validation.
Action admin : Contacter le client pour qu'il mette à jour sa carte. Une fois la carte mise à jour, relancez le débit manuellement depuis la fiche facture → Retenter le débit.
Quelle est la différence entre "Factures" et "Bons à Facturer" ?
▼
Factures (/admin-factures.html) : Factures déjà émises, envoyées aux clients. Elles ont un numéro séquentiel officiel.
Bons à Facturer (/admin-baf.html) : Prestations terminées mais pas encore transformées en facture officielle. Les BàF sont en attente de validation admin avant d'être converties en factures. Idéal pour les B2B qui veulent regrouper plusieurs prestations sur une seule facture mensuelle.
Bons à Facturer (/admin-baf.html) : Prestations terminées mais pas encore transformées en facture officielle. Les BàF sont en attente de validation admin avant d'être converties en factures. Idéal pour les B2B qui veulent regrouper plusieurs prestations sur une seule facture mensuelle.
Pourquoi certains secteurs sont en CB optionnelle alors que d'autres l'exigent ?
▼
CB obligatoire (grandes villes — Paris, Lyon, Nice…) : Le risque d'impayé y est plus élevé. Le client se déplace moins souvent pour récupérer lui-même et les litiges sont plus fréquents. La CB est donc enregistrée à la commande (aucun prélèvement immédiat) pour sécuriser le paiement après validation de la prestation.
CB optionnelle (province — Bordeaux, Toulouse, Reims…) : La clientèle locale est souvent connue, les livraisons sont en main propre et le taux d'impayé historique y est très faible. Imposer la CB à la commande constituerait un frein commercial qui réduit les conversions. Les clients peuvent payer en espèces à la livraison ou enregistrer leur CB s'ils le souhaitent.
Comment modifier le réglage : Secteurs → cliquer sur le secteur → toggle « CB obligatoire pour les clients B2C » → Enregistrer. Le changement est immédiat.
CB optionnelle (province — Bordeaux, Toulouse, Reims…) : La clientèle locale est souvent connue, les livraisons sont en main propre et le taux d'impayé historique y est très faible. Imposer la CB à la commande constituerait un frein commercial qui réduit les conversions. Les clients peuvent payer en espèces à la livraison ou enregistrer leur CB s'ils le souhaitent.
Comment modifier le réglage : Secteurs → cliquer sur le secteur → toggle « CB obligatoire pour les clients B2C » → Enregistrer. Le changement est immédiat.
Comment fonctionne la détection des cartes prépayées ?
▼
Quand un client enregistre une carte bancaire (zone CB obligatoire ou optionnelle), MIBClean interroge Stripe pour vérifier le type de la carte :
Pourquoi bloquer les prépayées ? Ces cartes ont souvent un solde insuffisant pour le débit post-prestation, ou sont à usage unique et non rechargeables. Elles sont la principale source d'échecs de paiement sur les 1ères commandes.
- credit / debit → ✅ Acceptée — carte bancaire classique (Visa, Mastercard, CB)
- prepaid → ❌ Refusée — carte prépayée, Ticket Restaurant, carte cadeau, certaines cartes Revolut à usage unique
Pourquoi bloquer les prépayées ? Ces cartes ont souvent un solde insuffisant pour le débit post-prestation, ou sont à usage unique et non rechargeables. Elles sont la principale source d'échecs de paiement sur les 1ères commandes.
Que signifient les badges "💳 CB vérifiée" et "⚠️ Sans CB" dans la liste des commandes ?
▼
Ces badges sont visibles dans la liste des commandes (colonne Montant) et dans la fiche détail de chaque commande :
💳 CB vérifiée → Le client a enregistré une carte bancaire valide (non prépayée) à la commande. Un SetupIntent Stripe a été créé. Le débit automatique est possible après validation de la prestation.
⚠️ Sans CB → La commande a été passée sans CB (zone optionnelle, client paie en espèces à la livraison). Aucun débit automatique ne sera possible — à encaisser manuellement lors de la livraison.
Icône absente → Commande ancienne antérieure à la mise en place du suivi (colonnes non disponibles).
Conseil opérationnel : Si un livreur part sur une commande ⚠️ Sans CB, assurez-vous qu'il ait de la monnaie pour rendre la monnaie.
💳 CB vérifiée → Le client a enregistré une carte bancaire valide (non prépayée) à la commande. Un SetupIntent Stripe a été créé. Le débit automatique est possible après validation de la prestation.
⚠️ Sans CB → La commande a été passée sans CB (zone optionnelle, client paie en espèces à la livraison). Aucun débit automatique ne sera possible — à encaisser manuellement lors de la livraison.
Icône absente → Commande ancienne antérieure à la mise en place du suivi (colonnes non disponibles).
Conseil opérationnel : Si un livreur part sur une commande ⚠️ Sans CB, assurez-vous qu'il ait de la monnaie pour rendre la monnaie.